Houthandel Vlug & Oud BV, gevestigd aan Purmerenderweg 29, 1461 DB Zuidoostbeemster, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens
Houthandel Vlug & Oud BV
Purmerenderweg 29
1461 DB Zuidoostbeemster
Telefoon: 0299 681 429
E-mail: info@houthandelvlugenoud.nl
Website: www.houthandelvlugenoud.nl
Heeft u een vraag over privacy of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met Maarten Oud via info@houthandelvlugenoud.nl of 0299 681 429.
Persoonsgegevens die wij verwerken
Houthandel Vlug & Oud BV verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
- Voor- en achternaam
- Bedrijfsnaam en btw-nummer (bij een zakelijke bestelling)
- Adresgegevens, inclusief een afwijkend bezorgadres
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Gegevens over uw bestelling en betaling
- Correspondentie met ons over een bestelling, een project of een klacht
- Gegevens over uw activiteiten op onze website
- Internetbrowser en apparaattype
Wij vragen nooit om uw burgerservicenummer, uw volledige betaalgegevens of andere gegevens die wij niet nodig hebben om uw bestelling uit te voeren.
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en dienstverlening hebben niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij zij toestemming hebben van hun ouders of voogd. Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen worden verzameld zonder ouderlijke toestemming. Bent u ervan overtuigd dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@houthandelvlugenoud.nl, dan verwijderen wij deze informatie.
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Houthandel Vlug & Oud BV verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Het uitvoeren van uw bestelling – het afhandelen van uw betaling, het op maat zagen of schaven van uw hout, het leveren van de goederen en het sturen van een orderbevestiging en factuur. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met u.
- Contact met u opnemen – u bellen, mailen of appen als dat nodig is om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren, bijvoorbeeld over een bezorgmoment of een maatvraag. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met u.
- Het versturen van onze nieuwsbrief – u ontvangt deze alleen als u zich daarvoor heeft aangemeld. Onder in elke nieuwsbrief staat een afmeldlink. Grondslag: uw toestemming.
- Het verbeteren van onze webshop en het meten van onze advertenties – wij kijken geanonimiseerd of samengevat naar welke pagina's en producten worden bekeken. Grondslag: uw toestemming via de cookiemelding.
- Het behandelen van vragen, garantiezaken en klachten – en het vastleggen van wat er is afgesproken. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een goede nazorg.
- Het voeren van onze administratie – Houthandel Vlug & Oud BV verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte. Grondslag: wettelijke verplichting.
Geautomatiseerde besluitvorming
Houthandel Vlug & Oud BV neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit.
Onze webshop controleert bestellingen wel automatisch op aanwijzingen van fraude en op de leverbaarheid van een bezorgadres. Een signaal uit die controle leidt nooit automatisch tot een beslissing: een medewerker van Houthandel Vlug & Oud bekijkt zo'n bestelling altijd zelf en neemt zelf contact met u op voordat er iets wordt afgewezen of aangepast.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Houthandel Vlug & Oud BV bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:
- Factuur-, bestel- en betaalgegevens (naam, adres, bestelregels, bedragen) – 7 jaar na afloop van het boekjaar. Reden: de wettelijke fiscale bewaarplicht uit artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen.
- Gegevens van uw klantaccount in de webshop (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, orderhistorie) – zolang u het account heeft. Bij een account waarmee 3 jaar niet is besteld en niet is ingelogd, verwijderen wij de gegevens die wij niet fiscaal moeten bewaren. Reden: service bij herhaalaankopen en garantie.
- Bezorggegevens bij onze vervoerder (naam, adres, telefoonnummer) – tot 1 jaar na levering. Reden: het afhandelen van vragen over de levering en eventuele transportschade.
- Correspondentie over een bestelling, project, garantiezaak of klacht – 2 jaar na afronding. Reden: nazorg en het kunnen terugvinden van gemaakte afspraken.
- Aanmelding voor de nieuwsbrief (naam, e-mailadres, of u de mail opent en aanklikt) – totdat u zich afmeldt. Na afmelding bewaren wij alleen uw e-mailadres op een afmeldlijst, zodat u geen nieuwsbrief meer van ons krijgt. Reden: uw toestemming, en daarna het respecteren van uw afmelding.
- Een niet afgeronde of geannuleerde bestelling – 6 maanden. Reden: het afhandelen van de bestelling en het voorkomen van misbruik.
- Gegevens uit analyse- en marketingcookies – maximaal 14 maanden, en korter per cookie waar dat is ingesteld. De exacte termijn per cookie staat in de cookiemelding op onze website. Reden: uw toestemming.
- Beeldmateriaal van een project dat wij met uw toestemming publiceren – totdat u uw toestemming intrekt. Reden: uw toestemming.
Delen van persoonsgegevens met derden
Houthandel Vlug & Oud BV verstrekt uw persoonsgegevens uitsluitend aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Wij verkopen uw gegevens nooit.
Met bedrijven die uw gegevens in onze opdracht verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst, om te zorgen voor hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid als wij zelf aanhouden. Wij werken met de volgende partijen:
- Shopify – het platform waarop onze webshop draait: hosting, uw klantaccount, de verwerking van uw bestelling en de betaling in de kassa.
- Melis Logistics – het transport en de bezorging van uw order. Zij ontvangen uw naam, bezorgadres en telefoonnummer om een bezorgmoment met u af te stemmen.
- Exact Online – onze boekhouding en facturatie.
- Intuitive Shipping – het berekenen van de verzendkosten voor uw postcode.
- Mailchimp (Intuit) en Shopify Email – het verzenden van onze nieuwsbrief.
- Channelwill – de aanmeldvensters voor onze nieuwsbrief op de website.
- Google Ireland Limited – Google Analytics, Google Tag Manager en Google Ads, voor websitestatistieken en het meten van onze advertenties.
- wetracked.io – het meten van het effect van onze advertenties.
- Usercentrics (Cookiebot) – het vastleggen en onthouden van uw cookiekeuze.
- Elfsight – het weergeven van klantbeoordelingen op onze website.
- Onze accountant en, als dat nodig is, een incassobureau of jurist – alleen de gegevens die daarvoor noodzakelijk zijn.
Een deel van deze partijen is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte of verwerkt gegevens op servers daarbuiten, met name in de Verenigde Staten. Voor die doorgifte baseren wij ons op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en/of op het EU-US Data Privacy Framework, waaronder deze partijen een passend beschermingsniveau moeten bieden.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij uw bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. Wij gebruiken drie soorten:
- Noodzakelijke en functionele cookies. Deze zorgen ervoor dat de website werkt: uw winkelwagen blijft gevuld, u blijft ingelogd, en uw cookiekeuze en taalvoorkeur worden onthouden. Deze cookies plaatsen wij altijd; zonder deze cookies werkt de webshop niet.
- Statistiekcookies. Hiermee meten wij hoe de website wordt gebruikt, zodat wij hem kunnen verbeteren: welke pagina's worden bekeken, waar bezoekers afhaken en welke zoektermen men gebruikt. Wij gebruiken hiervoor Google Analytics en de statistieken van Shopify zelf.
- Marketingcookies. Hiermee meten wij of onze advertenties en nieuwsbrieven tot een bestelling leiden, en kunnen wij u relevantere advertenties laten zien. Wij gebruiken hiervoor Google Ads, wetracked.io en de meetcode van Mailchimp.
Bij uw eerste bezoek vragen wij via een cookiemelding uw keuze voor statistiek- en marketingcookies. Die cookies worden niet geplaatst voordat u toestemming geeft. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen of intrekken via de cookiemelding op onze website; in dezelfde melding vindt u ook een volledige lijst met de cookies en hun bewaartermijnen. Daarnaast kunt u uw internetbrowser zo instellen dat deze geen cookies meer opslaat, en kunt u alle eerder opgeslagen informatie via de instellingen van uw browser verwijderen.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Houthandel Vlug & Oud BV, en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens waarover wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde organisatie te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdracht van uw persoonsgegevens, of een verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, sturen naar info@houthandelvlugenoud.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, kunnen wij u vragen om u te identificeren. Stuur ons nooit ongevraagd een kopie van uw identiteitsbewijs mee. Als wij om een kopie vragen, maak dan in die kopie uw pasfoto, de MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), het documentnummer en uw burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.
Wij reageren zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek. Houthandel Vlug & Oud BV wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Houthandel Vlug & Oud BV neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Heeft u de indruk dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn, of zijn er aanwijzingen van misbruik, neem dan contact met ons op via info@houthandelvlugenoud.nl of 0299 681 429.
Houthandel Vlug & Oud BV heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:
- Een beveiligde verbinding. Wij versturen uw gegevens via TLS (voorheen SSL). Dit kunt u zien aan de 'https' en het hangslotje in de adresbalk van uw browser.
- Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en een firewall, op de computers waarmee wij uw gegevens benaderen.
- Tweefactorauthenticatie op de beheeromgeving van onze webshop en op onze e-mail, zodat een wachtwoord alleen niet genoeg is om toegang te krijgen.
- Toegang op basis van noodzaak. Alleen medewerkers die uw gegevens nodig hebben voor hun werk kunnen erbij, met een eigen persoonlijk account.
- Geen volledige betaalgegevens bij ons. Betalingen verlopen via gecertificeerde betaaldienstverleners. Wij zien en bewaren zelf geen complete creditcard- of rekeninggegevens.
- Verwerkersovereenkomsten met de bedrijven die uw gegevens in onze opdracht verwerken.
- Tijdig bijwerken van onze webshop, het thema en de gebruikte apps, zodat bekende kwetsbaarheden worden verholpen.
- Zorgvuldig omgaan met papier. Pakbonnen, zaaglijsten en facturen met klantgegevens bewaren wij niet langer dan nodig en vernietigen wij daarna.
Deze privacyverklaring is laatst bijgewerkt op 15 oktober 2026.